Trong bối cảnh thúc đẩy xây dựng Chính phủ số, đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, phát triển kinh tế số và xã hội số, việc sử dụng chữ ký số (CKS) trong các giao dịch điện tử, dịch vụ công trực tuyến hay các thủ tục hành chính liên thông... đã được xác định là một giải pháp quan trọng và mang lại rất nhiều tiện ích cho người dân cũng như doanh nghiệp.

Theo Khoản 6, Điều 3 Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định như sau: “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi thông điệp dữ liệu, sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

CKS được hiểu đơn giản là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bởi công nghệ mã hóa công khai. Đối với doanh nghiệp, CKS có vai trò tương tự với chữ ký tay và các con dấu. Đối với cá nhân, CKS được xem như chữ ký của mỗi cá nhân được dùng với mục đích xác thực danh tính người sử dụng. Việc sử dụng CKS là một hoạt động có ý nghĩa quan trọng, giúp cho người dân, doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các dịch vụ công và thủ tục hành chính được nhanh chóng, thuận tiện hơn. Đồng thời đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch dịch vụ công trực tuyến và các giao dịch khác như: Giao dịch tài chính, kê khai thuế, ký kết hợp đồng... một cách dễ dàng trên môi trường điện tử được pháp luật công nhận, từ đó sớm hoàn thiện các điều kiện hình thành công dân số trên địa bàn tỉnh.

Ngày 31/3/2022, Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt Quyết định số 411/QĐ-TTg về “Chiến lược quốc gia phát triển kinh tế số và xã hội số đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”. Trong đó, mục tiêu đến năm 2025 có 50% dân số trưởng thành dùng CKS cá nhân, đến năm 2030 đạt trên 70%. Để thực hiện mục tiêu, UBND tỉnh đã yêu cầu các cấp chính quyền và các ngành chức năng đẩy mạnh phổ cập CKS cá nhân cho người dân. Các sở, ban, ngành và địa phương đã cùng đồng hành để triển khai các chương trình thúc đẩy phát triển công dân số rộng khắp; khuyến khích mỗi người dân trong độ tuổi trưởng thành đều có danh tính số, tài khoản số, CKS; hỗ trợ triển khai đào tạo, tập huấn về CKS cho người dân. Đồng thời đẩy mạnh cung cấp dịch vụ công trực tuyến, văn bản điện tử và các dịch vụ phục vụ doanh nghiệp như: Hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử, chứng từ điện tử, chứng khoán điện tử, thương mại điện tử...

Sở Thông tin và Truyền thông là một trong số những đơn vị chính triển khai và tuyên truyền giúp người dân tiếp cận CKS một cách nhanh chóng. Sở đã ký kết biên bản ghi nhớ hợp tác với 7 đơn vị doanh nghiệp cung cấp CKS công cộng là VNPT, Viettel, FPT, Misa, Mobifone, BKAV, Namcencom. Hiện các đơn vị này đã và đang tuyên truyền bằng nhiều cách thức khác nhau để người dân biết đến rộng rãi hơn về tiện ích của CKS, từ đó giúp nâng cao tỷ lệ giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ công trực tuyến an toàn và hiệu quả.

Chữ ký số có các đặc điểm sau:

Không thể giả mạo, bắt chước.

Chữ ký số có hệ thống gán thời gian tự động.

Chữ ký số được bảo mật an toàn khi có mật khẩu bằng mã PIN.

Giá trị pháp lý của chữ ký số

Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 có quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số như sau:

“Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn.

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn.”

Chữ ký số thường được dùng cho các mục đích như như sau:

Phát hành hóa đơn điện tử

Chữ ký số có chức năng hỗ trợ các doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử. Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, trước khi được sử dụng hóa đơn điện tử thì tổ chức, doanh nghiệp cần khởi tạo hóa đơn điện tử, lập thông báo phát hành và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp nhằm bảo đảm hệ thống thương mại hiện đại và minh bạch.

Ngoài ra, Thông tư số 32/1011/TT-BTC của Bộ Tài chính cũng quy định hóa đơn điện tử phải có chữ ký hợp lệ của người bán. Vì vậy, việc sử dụng chữ ký số là điều bắt buộc đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay.

Ký số trong giao dịch hành chính công: kê khai thuế, hải quan, BHXH điện tử,…

Căn cứ vào Luật số 21/2012/QH13 đã bổ sung thêm Khoản 10 Điều 7 vào Luật quản lý thuế số 78/2006/QH11 quy định đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện nộp, kê khai thuế, giao dịch thuế với cơ quan quản lý qua mạng. Vì thế, các doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để phục vụ công việc kê khai và nộp thuế điện tử.

Chữ ký số không chỉ phục vụ việc kê khai, nộp thuế mà còn phục vụ việc ký tờ khai hải quan, giao dịch hồ sơ bảo hiểm xã hội, đăng ký kinh doanh, thay đổi thông tin,… được thực hiện trên Cổng thông tin quốc gia và Cổng tiếp nhận hồ sơ trực tuyến của các cơ quan hành chính nhà nước mà không cần phải in ra kèm dấu đỏ của doanh nghiệp. 

Ký văn bản, hợp đồng điện tử 

Ký văn bản, hợp đồng điện tử, trao đổi dữ liệu trở nên dễ dàng hơn nhờ có trợ thủ đắc lực là chữ ký số. Quy trình ký văn bản, hợp đồng điện tử được đơn giản hóa nhanh chóng giữa các cá nhân, tổ chức doanh nghiệp. Hợp đồng được gửi đi, nhận và lưu trữ thông tin nhanh chóng, tiện lợi mà không tốn thời gian di chuyển, thực hiện dễ dàng ở bất cứ đâu có kết nối internet mà vẫn đảm bảo pháp lý.

Thực hiện các giao dịch khác

Chữ ký số ngoài việc sử dụng khi phát hành hóa đơn điện tử, kê khai thuế, giao dịch hành chính công, ký kết văn bản, hợp đồng điện tử thì chữ ký số để thực hiện các giao dịch qua ngân hàng điện tử, chứng khoán điện tử, đấu thầu qua mạng, trao đổi dữ liệu,… Thông tin trao đổi dễ dàng giữa cá nhân với doanh nghiệp, tổ chức nhà nước hoặc giữa các doanh nghiệp và tổ chức trên môi trường mạng.

Lợi ích chữ ký số đem lại

Sử dụng chữ ký số giúp các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp:

- Tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn giấy tờ, thực hiện ký kết mọi lúc, mọi nơi kết nối internet. 

- Chuyển gửi tài liệu cho đối tác, khách hàng nhanh chóng, dễ dàng.

- Đảm bảo tính toàn vẹn thông tin của doanh nghiệp

- Bảo mật an toàn thông tin 

- Xác định danh tính người ký

- Tăng uy tín doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.

Chữ ký số cá nhân dùng những loại nào

- Nếu bạn thường xuyên dùng máy tính thì dùng Chữ ký số UsbToken đây là loại dùng phổ biến nhất hiện nay. Mỗi lần muốn ký ta chỉ cần cắm UsbToken vào và thực hiện thao tác ký. Nhược điểm của loại này là chỉ ký số trên máy tính và luôn phải mang theo Usbtoken
- Nếu bạn hay dùng điện thoại, Ipad thì dùng Sim ký số đây là loại Sim do các nhà mạng cung cấp dùng ký số trên điện thoại di động, Ipad. Khi nào muốn ký ta chỉ cần mở điện thoại và thực hiện thao tác ký. Nhược điểm của loại này là hiện nay chưa nhiều phần mềm tích hợp ký số trên SIM và phải phụ thuộc sóng viễn thông của các nhà mạng

Thủ tục đăng ký Chữ ký số cá nhân cơ bản sẽ có những giấy tờ sau:

- Hợp đồng đăng ký chữ ký số
- Bản sao công chứng Chứng minh thư nhân dân (Với trường hợp đăng ký chữ ký số cá nhân cho tổ chức thì thêm Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động)
Chỉ với  giấy tờ nêu trên cá nhân có thể hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số. Sau khi chuẩn bị đầy đủ, Quý khách hàng cần nộp đến các đơn vị cung cấp chữ ký số đã lựa chọn để tiến hành các bước tiếp theo. Mức lệ phí cũng sẽ tùy thuộc vào từng  gói dịch vụ do bạn lựa chọn.

Việc sử dụng CKS mang lại rất nhiều lợi ích cho người dân và doanh nghiệp, đây được xem là “mắt xích” quan trọng trong việc chuẩn hóa để người dân tham gia các dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác do cơ quan Nhà nước cung cấp trên không gian mạng. Cùng với định danh điện tử, việc đẩy mạnh cài đặt CKS cá nhân sẽ giúp quá trình chuyển đổi số của tỉnh nhanh thêm một bậc, hỗ trợ người dân thực hiện các giao dịch mà không cần tiếp xúc trực tiếp. Qua đó, thúc đẩy được kinh tế số - xã hội số phát triển, đồng thời tiến tới một xã hội không giấy tờ.